Razmislite o tome kao "ulaznicu" za svoje proizvode ili robu koja dolazi iz skladišta proizvođača u vašu trgovinu.
Baš kao što vam je potrebna karta za letenje na avionu, vaši proizvodi trebaju kartu ili, u ovom slučaju, BOL da biste dobili od svojeg izvornog odredišta vama. Ona služi kao priznanica robe od strane vas. A također osigurava da ono što dobijete je ono što vam je dostavljeno.
BOL se često ignorira ili "downplayed" od strane maloprodajnih djelatnika, ali to je stvarno važan dokument. Sjećam se da je zaposlenik potpisivao za isporuku jednom kada nije provjeravao BOL ili papire, a na kraju smo završili jedan slučaj. Budući da je zaposlenik potpisivao obrazac , nije bilo ničega što bih mogao učiniti - osim što jedem gubitak kutije i njegov sadržaj. I to je smanjenje zaliha i gubitak profita.
BOL također služi kao mehanizam praćenja za prijevoznika. Nosač kao što je UPS ili FedEx ili drugi prijevoznik odgovoran je za sigurnu isporuku robe navedene na BOL-u. Kada znakovi od strane prijevoznika, to znači da se slažu s sadržajem.
A onda, kada ga potpiše trgovac u trgovini, to znači da zaposlenik (vaš zaposlenik) slaže sa sadržajem. Ovo je važna činjenica jer u većini slučajeva vlasnik trgovine nije onaj koji potpisuje pošiljke. Uobičajena praksa u maloprodaji je prva osoba koju prijevoznik vozač pronalazi za potpisivanje robe.
Također, koristite oprez s prijevoznikom. Oni su u žurbi i ponekad znaju da postoji šteta ili problem, ali ako dobiju potpis, oslobođeni su; to je tvoj problem sada.
Ovaj dokument služi za detalje o naredbama prijevoznika, rukovanja paketima, količinama i drugima. Na primjer, kutije možda trebaju ostati uspravno ili ne smije biti postavljene više od dva metra. Ako BOL to detalje i primijetite da ove upute nisu bile praćene kada primite robu, imate pravo odbiti isporuku. Iz tog razloga pazite da uvijek provjeravate kamion dok istovaruju i ne čekaju da se sve uđe u trgovinu. Kutije mogu izgledati dobro ili netaknute, ali roba koja je unutra može biti oštećena zbog neodgovarajućeg rukovanja. U našim prodavaonicama često smo napukli kutija i napravili inspekcijski pregled prije potpisivanja. Nismo provjeravali robu, ali bili smo sigurni da su kutije pune, imale su pravu robu i da nije bilo vidljive štete. Jednom sam čuo za trgovca da je dobio kutiju punu papira za pakiranje. Većina kutija također su generička izvana. Pogotovo kada primimo robu s privatnom oznakom ,
Ne smije se miješati s fakturiranjem ili "odabirom karte" od proizvođača, ovaj dokument je namijenjen za detalje pokreta.
Neće sadržavati informacije kao što su uvjeti plaćanja ili datiranje . Te pojedinosti nalaze se na fakturi. Ovaj dokument namijenjen je za praćenje kretanja, a ne otplatu duga.
Odgovornost je trgovaca da pročitaju i slažu se s teretnim računom prije nego što ga potpišu. Dobra je praksa priložiti ovaj dokument na papir za pakiranje, kopiju fakture i / ili narudžbu kao dokaz o primitku robe. To stvara papirnatu traku za vašu evidenciju. Prečesto, BOL završava kao komad smeća za trgovca. Nosilac ga dobro brine jer je njegov dokaz pravilno obavljajući posao kako bi mogao biti plaćen. Ali trgovac ga treba uzeti ozbiljno.