Postoji niz različitih programa za nabavne kartice, od kojih neki uključuju samo upotrebu dobavljača odobrenih tvrtki, dok drugi dopuštaju upotrebu bilo kojeg dobavljača.
Kupnje zaposlenika korištenjem kartica za nabavu obično su male i male vrijednosti. Mnogo negativnih reakcija na programe kartica za nabavu posebno su usmjerene na zlouporabu kartice od strane zaposlenika. Međutim, prednosti programa nabave daleko su veći od rizika i troškova koji se odnose na upravljanje programom.
Prednosti kartica za nabavu
Vlada Sjedinjenih Država ustanovila je da kupnje ispod 2500 dolara čine samo 2 posto ukupne državne potrošnje, no činile su 85 posto svih kupnji. Budući da su administrativni troškovi tih malih kupnji često prekoračili stvarni trošak dolara, u mnogim vladinim odjelima povećalo se korištenje kartica za nabavu. Jedna vladina agencija, Ministarstvo trgovine, procijenilo je da je korištenje kartica nabave spremilo preko 22 milijuna dolara godišnje na administrativne troškove i smanjenje vremena kupnje.
Korištenje kartica omogućilo je odjelima za kupnju da koncentriraju svoje napore u 15 posto ukupne nabavne potrošnje koja čini 98 posto ukupnih izdataka.
Provedba internih kontrola
Zloupotreba kartica za nabavu glavna je vijest, no često se ti zloupotori, osobito u vladinim odjelima, obično pokazuju visokom dolarskom vrijednošću, ali često su manje od polovice od jedan posto od ukupne potrošnje.
Međutim, zlostavljanje se pojavljuje, ali se može kontrolirati provođenjem odgovarajućih unutarnjih kontrola kako bi se smanjio otpad i zlostavljanje.
Snažan smjer upravljanja ključan je za uspješan program kartice za nabavu. Uprava bi trebala jasno odrediti što je dopuštena upotreba kartice i definirati i nametnuti svoje kazne za kašnjenje plaćanja, prijevare i zlouporabu. Naravno, moraju postojati postupci i sredstva resursa za implementaciju kontrola. Ako nema dovoljno resursa za praćenje i rješavanje zlouporaba kartice za nabavu, zlouporabe će se nastaviti i povećavati jer korisnici mogu vidjeti nerazumijevanje u programu.
Tko dobiva karticu?
Druga negativna pojava u programima nabave kartica je da tvrtke misle da trebaju dati kartice svim svojim zaposlenicima koji kupuju. Ovo nije slučaj; dobiva se povjerljiva kartica za nabavu. Tvrtka mora biti u stanju povjeriti korisniku kartice jer zapravo troše novac tvrtke . Trebalo bi postojati postupak odobravanja za odabir, pregled i odobravanje zaposlenika. Ako zaposlenik ima loš kredit onda bi trebao dobiti karticu za nabavu tvrtke?
Postavljanje ograničenja potrošnje
Kao i svaka kreditna kartica, korisniku bi trebalo imati kreditno ograničenje.
Tvrtke s kreditnim karticama daju karticu ograničenjima na temelju njihove sposobnosti plaćanja. Za nositelje kartice za nabavu, tvrtke bi trebale dati karticama ograničenje potrošnje koje odgovara njihovom položaju i vjerojatnom trošenju. Na primjer, osoba koja se koristi kao analitičar IT-a može se tražiti samo za kupnju pisača i perifernih uređaja male računalne opreme koja može imati samo nekoliko stotina dolara godišnje. Ograničenje potrošnje za tog zaposlenika trebalo bi odražavati ovo i ne smije se dati ograničeno ograničenje potrošnje od 2500 USD koje se može dati cijelom IT osoblju. Ograničenja potrošnje treba periodično pregledati kako bi se zaposlenicima omogućila odgovarajuća razina na temelju njihove stvarne potrošnje.