Pogreške u računovodstvu se s vremena na vrijeme događaju, ali mnoge uobičajene računovodstvene pogreške mogu se izbjeći pravilnim planiranjem i pripremom. Svi znamo da obično traje više vremena za ispravljanje pogreške nego da je to pravo prvi put. Zanimljivo je da je i ranije početak projekta pogrešno prepoznati i ispraviti pogreške, a ne čekati kasnije riješiti problem.
Ako svoje poslovanje tretiraš kao dugoročni projekt, poželjeti biti proaktivan tako što ćete postati svjesni uobičajenih pogrešaka koje drugi čine i ispraviti ih rano, što će vam ne samo uštedjeti vrijeme, novac i glavobolje tvrtke nego i daju vam konkurentsku prednost na tržištu s uštedljivijim operacijama i boljem zadovoljstvu korisnika. Sljedeće su uobičajene računovodstvene pogreške koje je svaki CPA vidio kod vlasnika malih tvrtki.
01 - Nepoštivanje poslovnih knjiga
Koristan korak je razvoj standardiziranih obrazaca i kontrolnih popisa kako bi se osigurala konzistentnost i točnost. Na primjer, želite dokumentirati postupak postavljanja novih dobavljača.
Potrebno vam je ime, adresa, telefonski broj i identifikacijski broj poslodavca (EIN), među ostalim dokumentima kao što su potvrde o osiguranju , pisma preporuke ili potpisani ugovori. Tada ćete morati unijeti ove podatke u računovodstveni softver tako da možete obraditi uplate.
Te htijenje ištanje to uzeti vremena potrebno da razmotriti informacije koje su vam potrebne da se okupljaju od vaših dobavljača, razviti standardizirani obrazac ili popis za provjeru da biste dobili te informacije, a zatim imati pisanu politiku da vaši zaposlenici mogu slijediti.
02 - Rad bez proračuna
Izradite proračun tako da imate osnovu za procjenu rezultata poslovanja tvrtke. Proračuni nisu samo korisni u suzbijanju prekoračenja, već se mogu koristiti za uspostavljanje realističnih, pisanih financijskih ciljeva. Proračuni bi se uvijek trebali utemeljiti u stvarnosti, ali svakako možete koristiti proračun kako biste postavili razumne financijske ciljeve, bilo da se radi o povećanju prihoda ili smanjenju troškova poslovanja.
03 - Izrada pogrešaka unosa podataka
S vremena na vrijeme se pojavljuju pogreške pri unosu podataka. Iako ne možete spriječiti sve pogreške u unosu podataka, možete pravilno izvršiti različite usklađivanja kako biste osigurali da se unose podataka brzo otkriju i mogu se ispraviti.
Na primjer, želite izvršiti mjesečne pomirbe banaka, kao i potraživanja i naplatu. Također možete pokrenuti proračun-do stvarne varijance kako biste utvrdili moguće pogreške u razvrstavanju prihoda ili rashoda ili povremeno izvršavate potvrdu kupaca ili izvješća o plaćanju dobavljača kako biste bili sigurni da su svi primici i isplata čini razumnim.
Neuobičajene transakcije trebaju biti pregledane kako bi se osiguralo da nema pogrešaka unosa podataka i da su transakcije točne.
04 - Neuspjeh za sigurnosno kopiranje računovodstvenog softvera
Redovito trebate sigurnosno kopirati računovodstveni softver i druge podatke svoje tvrtke. Mnogi softverski programi za računovodstvo malih poduzeća imaju značajku koja vam omogućuje da postavite automatsku kopiju vašeg računovodstvenog programa.
Iskoristi. Također biste trebali uzeti vremena da dvaput provjerite sigurnosne kopije datoteka, čak i ako odete do upotrebe datoteke sigurnosne kopije da biste vidjeli možete li pokrenuti svoju tvrtku kao i obično s njom.
Ponekad su datoteke oštećene; ponekad ne sigurnosno kopirajte sve potrebne podatke. Brza provjera može identificirati probleme s procesom izrade sigurnosnih kopija tako da možete osigurati da imate sve što vam je potrebno da biste nastavili s poslovanjem ako trebate.
05 - Dosta previše
Ulaganje administrativnih poslova koje ne dodaju vrijednost vašoj tvrtki može biti prednost.
Primjerice, porezni računovođa vjerojatno je bolje upoznat s poreznim zakonima nego li vi, tako da outsourcing poreznog planiranja i pripreme vašem računovođu dopušta smanjenje porezne obveze, povećanje porezne usklađenosti te vam ostavlja više vremena da se posvete prihodima aktivnosti.
Mnogi vlasnici malih tvrtki ne žele delegirati odgovornost drugim sposobnim stručnjacima, ali outsourcing računovodstvene, zakonske, IT i druge administrativne funkcije mogu smanjiti pogreške i povećati profitabilnost ako mudro koristite novo vrijeme.
06 - Neuspjeh da se pravilno kategoriziraju prihodi i rashodi
Metoda računovodstva s cipelicama vjerojatno nije dobar izbor za male tvrtke s više od samo nekoliko transakcija godišnje. Sav novac koji ulazi i izlazi iz vaše tvrtke mora biti dodijeljen odgovarajućoj kategoriji.
Vlasnici tvrtki koji ostanu na vrhu svoje računovodstvene evidencije ne trpe pogreške. Znat će tko je naplaćen, koliko, i hoće li kupac platiti.
Također ćete naći da ste vaš priprema poreznih prijedloga na kraju godine bit će puno glatka nego pokušavajući ponovno sastaviti evidencije koje su vam potrebne za pripremu porezne prijave vaše tvrtke prije nego što se vrati povrat.