Učini to, ali pozovite
Mim Carlson i Tori O'Neal-McElrath, autori dobitnica, korak po korak , ističu da pismo pokrivanja treba:
- predstavite svoju organizaciju ispravnoj osobi;
- osigurati financiranje da ovaj projekt ima podršku vašeg upravnog odbora ;
- i navedite što tražite ... koliko i za što.
Kada uključujete pokrovno pismo?
Koristite pismo pokrivanja za prijedloge tvrtkama i zakladama, ali ne i za savezne ili državne potpore. Oni koji financiraju žele samo ono što traže. Rijetko traže pismo.
Atributi dobrog popratnog pisma
Vaše pismo pokrivanja trebalo bi biti:
- kratak
- brzo doći do točke
- ne samo da treba ponoviti informacije koje se nalaze u prijedlogu
- trebao bi reći čitatelju koliko dobro razumiješ financiranje i kako vaša darovnica ispunjava uvjete financiranja
Beverly A. Browning, autor Grant Writing for Dummies , sugerira da pišete pismo poslije završetka cjelokupnog prijedloga i kada ste u refleksivnom raspoloženju. Browning kaže:
"Kada razmišljate o vašem velikom postignuću (završenom zahtjevu za financiranje), pustite kreativnu, desnu stranu vašeg mozga da se udari i povezuje vaše osjećaje uspjeha osobi koja će vam pomoći ostvariti svoje planove."
Oblikovanje vašeg pokrovnog pisma
Slijedite ove osnove i ne možete pogriješiti:
- Upotrijebite zaglavlje vaše organizacije. Stavite isti datum na pismo pokrivanja koje je na popunjenoj prijavi za dodjelu bespovratnih sredstava. To je datum kada prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava šaljete darovatelju. Korištenje istog datuma čini sve dokumente u vašem paketu prijedloga dosljedni.
- Za unutarnju adresu (ide na vrh slova) upotrijebite ime i naziv zaklade ili korporacijske kontakt osobe, nakon čega slijedi naziv, adresa, grad, država i poštanski broj izvora financiranja. Dvaput provjerite ove informacije telefonskim pozivom ili e-poštom. Takve informacije često se mijenjaju, stoga provjerite imate li trenutno ime i adresu. Također, kada pošaljete prijavu elektroničke prijave , možda ne znate određeno ime.
- U svom pozdravu, koristite "Dear" plus osobni naslov (g., Gospođa, gospođa, dr., Gospođice, itd.), Nakon čega slijedi prezime. Važno je da adresirate pismo određenoj osobi. Nazovite zakladu ili korporativni ured kako biste bili sigurni da imate pravu osobu i ispravan osobni naslov. Ove pojedinosti mogu se činiti nevažnima, ali su važne.
- Vaš prvi odlomak trebao bi biti kratak i usredotočen. Uvesti svoju organizaciju (njegovo zakonsko ime) i izvijestiti donatelja novca koliko novaca tražite i zašto. Uključite rečenicu ili dva o tome što vaša organizacija radi, a zatim uključite jednu temeljenu na istraživanju koja pokazuje da postoji potreba za onim što vaša organizacija radi.
- Napišite još jedan kratak članak. Navedite svrhu vašeg projekta i kako se uklapa u misiju financiranja ili prioritete financiranja. Uključi činjenicu da vaš odbor u potpunosti podržava projekt.
- Završite svoje pismo sa sažetkom odlomka. Dodajte što ovo partnerstvo za financiranje može značiti za ciljanu publiku vašeg projekta. Možda biste htjeli uključiti i pozivnicu za posjet web-lokaciji.
- Koristite zatvaranje kao što je "S poštovanjem".
- Pismo bi trebalo potpisati izvršni direktor ili predsjednik uprave ili oboje. Ispod potpisivanja unesite ime, srednji početni, prezime i naslov posla. Iako bi predsjednik biračkog odbora ili predsjednik uprave trebao potpisati pismo, uključiti podatke o kontaktima za najbolju osobu koja će odgovoriti na pitanja na kraju posljednjeg stavka.
- Na dnu slova, uključite riječ "ENCLOSURE" (u svim čepovima).
Koliko dugo treba biti pokriveno pismo?
Većina stručnjaka sugerira da ograničite svoje pismo na jednu stranicu s tri ili četiri odlomka. Budući da čitatelj ima cijeli prijedlog za istovarivanje, ne želite ga učiniti nestrpljenjem jer morate pročitati dugo pismo.
Ton i pojedinosti vašeg pismo pokrivanja mogu se razlikovati ovisno o tome jeste li pozvani da pošaljete cjeloviti prijedlog nakon slanja Pisma za ispitivanje (LOI) ili ako je ovaj projekt prvi pristup vaše organizacije na ovom određenom temelju.
Uzorak naslovnice
Mary Smith, PhD
Voditeljica programa
Zaklada Zajednice
4321 Common Lane
Neki grad, YZ 55555
Dragi dr. Smith:
Neki gradski viši centar s poštovanjem traži darovnicu od 50.000 dolara za naš pilot projekt za nadgledanje zajednice u Latinskoj Zajednici.
Kao najveći viši centar u bilo kojoj županiji, svakodnevno od preko 450 starijih osoba, svjesni smo demografskih promjena u našem uslužnom području. I mi smo predani rastu i prilagođavanju našeg centra kako bismo zadovoljili nove potrebe. Pilot projekt Višeg Latino zajednice omogućit će nam da proučimo jednogodišnji napor kako bismo utvrdili može li naš centar učinkovito:
- pružiti sveobuhvatan pristup zdravstvenim i socijalnim uslugama starijim osobama u Latino zajednicama koje servira naš centar, i
- podići i potpuno integrirati kulturne sposobnosti odbora, osoblja i volontera nekog centra grada.
Naš upravni odbor oduševljava ovaj program i želi ga pokrenuti kako bismo postali najugledniji i kulturno kompetentniji centar za starije osobe u svim našim zajednicama kojima je potrebna ova usluga. Ako na kraju naše pilot godine nađemo da je ovaj program, zapravo, uspješan, naš odbor se obvezao uključiti dio godišnjih troškova projekta u naš godišnji operativni proračun kako bi program postao sastavni dio naših osnovnih usluga ,
Ovim će se projektom Centar postati primarna preporuka koju dodjeljuje Health Access Latinos, obitelji bilo koje županije i tri klinike u zajednici u krugu od petnaest milja od našeg centra. Također ćemo prihvatiti preporuke starijih španjolskih govornika iz bilo koje druge agencije u zajednici u našoj neposrednoj službi.
Zahvaljujemo na razmatranju našeg zahtjeva. Pratit ću se s vama sljedećeg tjedna kako biste odgovorili na sva vaša pitanja i saznali možemo li se susresti s vama kako bismo raspravljali o zaslugama našeg prijedloga. U međuvremenu, ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno se obratite tvrtki Connie Jones, našem direktoru razvoja, na (555) 555-5555, x555 ili cjones@scsc.org.
Iskreno,
Jane Lovely
Izvršni direktor
ZATVORENE
* Pismo je tiskano (s izmjenama) s dopuštenjem dobitnih potpora, korak po korak , drugo izdanje, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009. godine.
3 načina da se zabrinu za vašu pismo
- Pisanje previše. Pismo pokrića nije disertacija, niti je to pun prijedlog. Držite ga kratko i do kraja Savjet: Neka netko drugi pročita. Shvaćaju li to?
- Koristeći velike riječi . Ako ste diplomirali, naučili ste pisati na kompliciran način. Nemojte to raditi ovdje. Ne pokušavate impresionirati nekoga sa svojim obrazovanjem. Vi samo želite navesti vaš slučaj kao prirodno što je više moguće. Ako ne znate kada nadmašete svoje pisanje, upotrijebite aplikaciju kao što je Hemingway. To će vam reći kada su vaše rečenice teško čitati i kada ste previše časni.
- Izrada gramatičkih pogrešaka . Ako niste sigurni u gramatiku, nemojte riskirati. Koristite gramatičku provjeru u WORD-u, a pokrenite i nacrt putem aplikacije kao što je Grammarly. Postoji besplatna inačica, ali plaćena verzija ide daleko iznad tipične potrebne gramatičke provjere.
Kako možete napraviti svoj pokrovni pismo stand out?
Žao mi je reći, ali vaš prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava može biti među stotinama ili tisućama koje će tipično temelj vidjeti tijekom prosječne godine. Vaše pismo pokrivanja može napraviti razliku u izradi rezanja na sljedeći korak prema financiranju. Ali kako možete to učiniti?
Pa, ne pokušavaj ništa "sladak". Zaklada neće biti impresionirana. Ali možete dodati stavak o tome zašto je vaša organizacija najbolja koja može ostvariti ovu misiju. Istražite svoje organizacije za tržišno natjecanje i procijenite kako i gdje ste izvrsni. To može biti u snazi vašeg osoblja i volontera, vašeg iskustva s ovim problemom ili podrške zajednice koju uživate.
Ne morate spomenuti imena natjecatelja niti ih kritizirati. Samo istaknite svoje snage. Ovo bi bilo dobro provesti se s drugima u uredu. Povucite nekoliko ljudi zajedno i razmišljajte o tome kako vaš neprofitna tvrtka ističe.
Resursi:
Priča za Grantseekers , drugo izdanje, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009., Kupi od Amazon.
Pobjednički grantovi korak po korak: cjelovita radna knjiga za planiranje, razvoj i pisanje uspješnih prijedloga, 4. izdanje, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008., Kupi od Amazon
Grant Writing for Dummies , 5. izdanje, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Kupi od Amazon
Natrag na Kako napisati prijedlog za dodjelu bespovratnih sredstava.