Pojednostavnite zapise pomoću PayPala i Excela

Napravite eBay knjigovodstvo ugriz pomoću PayPal značajke

Preuzmite svoju PayPal povijest i proračunsku tablicu vašeg eBayinga na sadržaj vašeg srca. Slika: jannoon028 / Freedigitalphotos.net

Ako ste eBay prodavač za bilo koji iznos od većine vremena, već znate da je PayPal sjajan način prihvaćanja plaćanja na mreži - brz, jednostavan, a PayPal drži pedantne zapise transakcija koje su završile na taj način. Zapravo, te transakcije možete pristupiti u prikladnom formatu spremnom za proračunsku tablicu kako biste pojednostavnili računovodstvene postupke - ako ste kupac, prodavatelj ili oboje, ne morate izravno koristiti PayPal web stranicu da biste pristupili zapisu za svaka transakcija.

U kombinaciji s programom proračunske tablice kao što je Excel, ova značajka PayPal može napraviti knjigovodstvo malih i srednjih kupaca i prodavača komad torture - pogotovo ako pazite da koristite PayPal za većinu vaših transakcija.

Korištenje programa Excel za pristup PayPal zapisima

PayPal čini vašu bazu vaših transakcija dostupnim u formatu nazvanom CSV ili "vrijednosti odvojenih zarezima". Većina aplikacija za proračunske tablice kao što su Excel, Quattro Pro ili OpenOffice.org Calc - iste one koje možete upotrijebiti za usklađivanje čekovne knjižice ili plaćanje poreza - sposobni su za čitanje i uvoz datoteka pohranjenih u ovom formatu.

Budući da PayPal može stvoriti CSV datoteke za vas na temelju datumskih raspona, PayPalu možete generirati brzu, točnu i potpunu računovodstvenu informaciju (uključujući PayPal naknade , troškove otpreme i rukovanja i druge pojedinosti) o vašim eBay transakcijama koje možete pohraniti na vašem računalu i manipulirati u aplikaciji proračunske tablice, na primjer, sortirati po vrsti transakcije ili dobiti brze iznose za porezne svrhe.

Izrada CSV datoteke pomoću PayPala

Da biste izradili CSV datoteku svojih PayPal transakcija, prijavite se na PayPal web stranicu baš kao što biste inače htjeli pregledavati svoj račun. Nakon što se prijavite i pregledate zadanu stranicu "Moj račun", slijedite ove korake:

  1. Kliknite "Povijest". Kliknite na plavu i bijelu vezu "Povijest" u blizini gornjeg dijela stranice. (Napomena: nalazi se samo desno od veze "Povuci".)
  1. Odaberite datumski raspon. Koristite alate na vrhu stranice kako biste odabrali datumski raspon za transakcije koje će se prikazivati. Možete odabrati opće zahtjeve kao što je "prošli tjedan" (za sve transakcije tijekom prethodnih sedam dana) ili "prošli mjesec" (za sve transakcije tijekom posljednjih 30 dana) ili odaberete prikaz određenog datumskog raspona.
  2. Kliknite vezu "CSV". Kliknite vezu "CSV" samo desno od riječi "Preuzmi:" u gornjem desnom dijelu područja zaslona. Pojavit će se skočni prozor s upitom da odaberete format preuzimanja.
  3. Kliknite gumb "Preuzmi". Bez mijenjanja vrste datoteke iz "CSV" kliknite žuti gumb "Preuzimanje". PayPal će nekoliko trenutaka pauza za pristup svojoj bazi podataka prije slanja vašeg web preglednika datoteku pod nazivom Downoad.csv. Spremite to na radnu površinu radi lakšeg pristupa.

Napredni korisnici koji čitaju zajedno s ovim člankom možda već znaju što točno žele učiniti s podacima u ovoj fazi - ako ste to, slobodno ih preuzmite u druge formate (poput formata Quicken ili QuickBooks) ili odstupajte od sljedećih postupak.

Uvoz CSV datoteka u Excel

Sada kada ste preuzeli CSV datoteku koja sadrži transakcije po vašem izboru i datoteka je spremljena na radnoj površini, slijedite ove korake da biste učitali datoteku u programu Excel.

  1. Pokrenite Excel. Ako CSV datoteka na vašoj radnoj površini već izgleda kao Excel datoteka (tj. Ikonica koja predstavlja datoteku izgleda isto kao ikone koje obično vidite za Excel datoteke), možete dvaput kliknuti na datoteku da biste je otvorili i vóila- gotov si! Međutim, mnogi će korisnici pronaći da se CSV datoteka ne otvara automatski u programu Excel kada se dvaput klikne na ikonu. Ako ste to, upotrijebite izbornik Start da biste pokrenuli program Excel.
  1. Odaberite "File" izbornik, a zatim odaberite "Open". Nakon što otvorite program Excel, kliknite izbornik "File" u gornjem lijevom dijelu prozora i odaberite opciju "Open" (Otvori) s popisa izbora. Trebali biste biti pozdravljeni manjim prozorčićem dijaloga s oznakom "Otvori" koji prikazuje datoteke na vašem računalnom sustavu.
  2. Odaberite radnu površinu. U novijim verzijama programa Excel to možete postići tako da kliknete ikonu "Desktop" na lijevoj strani dijaloškog okvira "Otvori". U starijim verzijama programa Excel kliknite na padajući izbornik Lokacija pri vrhu prozora i odaberite "Desktop" s dugog popisa mjesta koja se pojavljuje.
  3. Postavite vrstu datoteke u "Sve datoteke". Na padajućem popisu "Datoteke vrste" pri dnu prozora i promijenite vrstu datoteke iz "Excel datoteke" u "Sve datoteke". To će uzrokovati "Open" dijaloški okvir za prikaz CSV datoteka na radnoj površini.
  4. Dvaput kliknite na "Preuzmi" datoteku. Pronađite CSV datoteku (pod nazivom "Download" ili "Download.csv", ovisno o verziji sustava Windows - možda ćete morati pretraživati ​​popis svih datoteka na radnoj površini) na popisu datoteka prikazanih u dijaloškom okviru "Open" i dvaput kliknite na njega.

To je sve što je moguće! Sada biste trebali vidjeti organizirani, popis koji se može pretvoriti u sve vaše nedavne transakcije PayPal u programu Excel. Ako već poznajete Excel, trebali biste ove podatke koristiti za upotrebu u financijskim zapisima odmah za obradu, filtriranje, uređivanje, pretraživanje ili na drugi način manipulirati vašim PayPal zapisima.

Imajte na umu također, kao što je spomenuto na početku ovog članka da se mogu slijediti slični koraci za uvoz vaših PayPal zapisa u OpenOffice.org ili Quattro Pro. Samo uvezite aplikaciju proračunske tablice ili otvorite datoteku "CSV" ili "vrijednosti odvojene zarezom".

Kao konačna napomena, imajte na umu da, ako želite nastaviti upotrebljavati te informacije, vjerojatno biste je trebali spremiti u standardnom formatu programa Excel (ili u bilo kojem standardnom formatu koji vam upotrebljava proračunska tablica) radi lakšeg korištenja. Da biste to učinili, kliknite izbornik "Datoteka" u gornjem lijevom dijelu prozora programa Excel i odaberite opciju "Spremi kao". Zatim odaberite "Microsoft Excel radna knjiga" s padajućeg popisa "Spremi kao vrstu" pri dnu "Spremi kao" dijaloškom okviru koji se pojavi.

Sretno knjigovodstvo!